Kassationsordnung Pfarreien

Auf der Grundlage der diesbezüglichen Vorschriften des „Codex luris Canonici" vom 25. Januar 1983 (insbes. CIC cann. 482-491 sowie 535) und der Bestimmungen der „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche" vom 14. Oktober 1988 (für das Bistum Aachen in Kraft gesetzt am 15. August 1990) wird die folgende „Ordnung für die Aufbewahrung und Kassation von Schriftgut und Schriften in den Pfarrgemeinden des Bistums Aachen" erlassen:

Die fachliche Aufsicht über das gesamte Schriftgut der kirchlichen Institutionen innerhalb des Bistums Aachen obliegt dem Leiter des Bischöflichen Diözesanarchivs. Er ist an allen wichtigen Fragen der Schriftgutverwaltung zu beteiligen.

Bei jeder Kassation (Vernichtung) von Schriftgut muß der Gefahr begegnet werden, daß archivwürdiges Material vernichtet wird.

Archivwürdig sind alle Unterlagen, die Auskunft über die Pfarr-, Dekanats- und Ortsgeschichte geben können. Hierzu zählen grundsätzlich alle Akten und Belege vor 1900. Bei jüngerem Schriftgut - auch solchem der pfarrlichen Einrichtungen - ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu prüfen, welche Unterlagen wegen ihres wissenschaftlichen, historischen, kulturellen, künstlerischen oder technischen Quellenwertes dauernd aufbewahrt werden sollen. Dasselbe gilt für den allgemeinen Schriftwechsel, soweit die Vorgänge abgeschlossen sind oder das Schriftgut für die laufende Verwaltung nicht mehr benötigt wird.

Eine Kassation von Schriftgut darf nur im Zusammenwirken mit dem Leiter des Diözesanarchivs oder eines von ihm Beauftragten vorgenommen werden. Dafür ist vorher das für die Aufbewahrung und das für die Kassation vorgesehene Schriftgut gesondert zu ordnen. Unter den Aufbewahrungsfristen nicht genannte Vorgänge werden bei einer Prüfung ebenfalls zur Begutachtung vorgelegt.

Die Kassation wird von einer Kommission vorgenommen. Ihr gehören an der Leiter des Diözesanarchivs oder dessen Beauftragter, der zuständige Pfarrer bzw. Leiter der Seelsorgestelle und ein weiteres Mitglied des Kirchenvorstands. Der Pfarrer kann mit der technischen Abwicklung weitere Personen betrauen (vgl. §§ 4 und 6).

Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut ist mit einem deutlichen Hinweis auf die Unzulässigkeit der Vernichtung zu versehen. Befristet aufzubewahrendes Schriftgut ist mit einem deutlichen Hinweis auf das Jahr zu versehen, in dem es frühestens ausgesondert und vernichtet werden darf.

Unzulässig ist die Vernichtung dauernd aufzubewahrenden Schriftguts und die Vernichtung von Schriftgut vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Schriftgut ist so zu kassieren, daß ein Mißbrauch durch Dritte ausgeschlossen ist. Eine Abgabe ausgesonderten Schriftguts an Dritte ist nicht zulässig. Einern Mißbrauch durch Außenstehende ist dadurch vorzubeugen, daß man das zu kassierende Schriftgut mit einem Reißwolf zerkleinert, es verbrennt oder dem Diözesanarchiv zur Vernichtung übergibt.

Über die Kassation ist in zweifacher Ausfertigung ein Protokoll zu fertigen. Es ist von den Kommissionsmitgliedern zu unterschreiben. Eine Ausfertigung erhält das Diözesanarchiv, die andere wird im Archiv der Pfarrgemeinde aufbewahrt.

Zum Schriftgut der Pfarrgemeinden gehören auch die speziellen Unterlagen der Einrichtungen, deren Träger die Pfarrgemeinde ist. Für Krankenhäuser, Pflegeheiine, Kinderheime, Kindergärten und ähnliche Anstalten gelten die staatlichen bzw. die kommunalen Bestimmungen. Das gleiche gilt, wenn für eine Maßnahme öffentliche Zuschüsse in Anspruch genommen wurden.

Die Ordnung für die Aufbewahrung und Kassation von Schriftgut in den Pfarrgemeinden des Bistums Aachen gilt analog für die Dekanate.

( 1 ) Der nachfolgende Katalog von Aufbewahrungsfristen umfaßt naturgemäß nur die wesentlichen Schriftgutarten, die in einer Pfarrverwaltung anzufallen pflegen. Es ist stets zu bedenken, daß auch nach Ablauf der Frist keine Unterlagen ohne weiteres vernichtet werden dürfen.

( 2 ) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, aus dem das Schriftgut stammt, bei Akten, Verzeichnissen und Verträgen mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die Akte oder das Verzeichnis abgeschlossen bzw. der Vertrag abgelaufen ist.

Dauernd aufzubewahren sind

( 1 ) Kirchen- und Amtsbücher

( 2 ) Verzeichnisse

( 3 ) ¹# Amtliches Schrifttum des Bistums Aachen

( 4 ) Schriften

( 5 ) Urkunden jeder Art, z.B.

( 6 ) Akten

( 7 ) Verschiedenes

( 8 ) Für das Archiv selbst

Mindestens 80 Jahre aufzubewahren sind

Mindestens 50 Jahre aufzubewahren sind

Mindestens 30 Jahre aufzubewahren sind

Unterlagen über Ereignisse, die Einmaligkeits oder Modellcharakter haben, sind dauernd aufzubewahren.

Mindestens 10 Jahre aufzubewahren sind

( 1 ) Belege

( 2 ) Listen

( 3 ) Sparkassenbücher

( 4 ) Nebenbücher der Rendantur wie Barkassenbuch, Spendenbuch (nebst Belegen)

( 5 ) Unterlagen über die Genehmigung von Meßstiftungen

( 6 ) Korrespondenz über die Kontrollen der Finanz und Vermögensverwaltung

( 7 ) Proklamandumbücher, die nicht mehr enthalten als die Pfarrbriefe bzw. -nachrichten

( 8 ) Intentionsbuch

Diese Ordnung tritt am 1. September 1991 in Kraft.

Alle bisherigen ihr entgegenstehenden Vorschriften, Anweisungen und Gewohnheiten treten mit diesem Tage außer Kraft.