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#Leistungskataloge zur Wahrnehmung Kirchengemeindlicher Verwaltung
Vom 25. Juni 2012
(KlAnz. 2012, Nr. 130 , S. 143)
#Die kirchengemeindliche Verwaltung im Bistum Aachen wird von den Kirchengemeinden, den Verwaltungszentren und dem Bischöflichen Generalvikariat gemeinsam in den Strukturen des Unternehmens „Kirchengemeindliche Verwaltung“ wahrgenommen.
Zur Bestimmung der Leistungen, die die Kirchengemeinden, die Verwaltungszentren und das Bischöfliche Generalvikariat in der Verwaltung zu erbringen haben, hat sich der Verwaltungsrat des Unternehmens in seiner Sitzung am 28. März 2012 für die Bereiche Finanzwesen, Bau- und Liegenschaft sowie Personal auf folgende „Leistungskataloge“ für alle an der kirchengemeindlichen Verwaltung Beteiligten verbindlich verständigt.
###1. Finanzwesen
Leistungspaket | Leistungen | Ort der Leistung |
Jahresabschluss | Erstellung Entwurf Jahresabschluss nebst Anlagen und Weiterleitung an Kirche vor Ort und Erläuterung auf Nachfrage | VWZ |
Prüfung und Weiterleitung evtl. Korrekturen des Jahresabschlussentwurfs an das VWZ | Kirche am Ort | |
Erstellung des Geschäftsberichtes (werden derzeit nicht erstellt) | Kirche am Ort | |
Genehmigung und Verabschiedung des Jahresabschlusses | Kirche am Ort | |
Weiterleitung des verabschiedeten Jahresabschlusses an BGV | VWZ | |
Prüfung, Genehmigung und Freigabe des Jahresabschlusses | BGV | |
Regelmäßige Finanzberichte | Festschreibung Monatsbericht | VWZ |
Festschreibung Quartalsbericht | VWZ | |
Budgeterstellung | Bereitstellung der Unterlagen | Kirche am Ort |
Erstellung Budgetentwurf und Erläuterung auf Nachfrage | VWZ | |
Prüfung Budgetentwurf | Kirche am Ort | |
Weiterleitung der Korrekturen an das VWZ | Kirche am Ort | |
Aktualisierung und Weiterleitung des zu verabschiedenden Budgets an die Kirche am Ort | VWZ | |
Genehmigung und Verabschiedung des Budgets; Weiterleitung an VWZ | Kirche am Ort | |
Weiterleitung an das BGV | VWZ | |
Prüfung, Genehmigung und Freigabe des Budgets | BGV | |
Mahnwesen | Sollstellung Mieten (wird zukünftig in allen VWZ aus IMS gesteuert) | VWZ |
Sollstellung Erb- und Landpachten (zukünftig in allen VWZ aus LIS) | VWZ | |
Bearbeitung offene Posten-Liste (Debitoren, Kreditoren) | VWZ | |
Durchführung des vorgerichtlichen Mahnverfahrens | VWZ | |
Durchführung des qualifizierten Mahnverfahrens (gerichtliches Mahnwesen) | Kirche am Ort | |
Einholen der Genehmigungen | VWZ | |
Bearbeitung des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses (PfÜb/Titel) | VWZ | |
Buchhaltung nach den Richtlinien des Bistums | Anlegen und termingerechter Einzug von Lastschriften und Überweisungen | VWZ |
Abgleich Buchungen in TDS und DATEV | VWZ | |
Umbuchungen Gehaltsabgrenzungen | VWZ | |
kreditorische und debitorische Erfassung von Geschäftsvorfälle | VWZ | |
Weiterleitung aller buchungsrelevanten Unterlagen an das VWZ | Kirche am Ort | |
Buchung aller Geschäftsvorfälle | VWZ | |
Zahlung aller Gehälter | VWZ | |
Fristgerechte Zahlung von Rechnungen | VWZ | |
Überwachung Eingang Zuschüsse Baumaßnahmen | VWZ | |
Erfüllung von Stiftungsauflagen | Kirche am Ort | |
Anlage Kosten-Leistungsrechnung | BGV | |
Pflege der Kosten-Leistungsrechnung | VWZ | |
Archivierung aller Buchhaltungsunterlagen unter Berücksichtigung der gesetzliche Fristen | VWZ | |
Fondsverwaltung | Einrichtung der Bilanzkonten | BGV |
Aktualisierung Bilanzkonten | VWZ | |
Kapitalanlage des gebundenen Vermögens | Kirche am Ort | |
Einhaltung der Vorschriften, Richtlinien | VWZ | |
Fondsbericht | VWZ | |
Erstellung von Verwendungsnachweisen | für Tageseinrichtungen für Kinder: KiBiz | VWZ |
für Tageseinrichtungen für Kinder: Sprachförderung Elementarbereich | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: Sprachförderung Delphin 4 | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: zusätzliche Sonderförderungen | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: Investitionskostenförderung Ausbau U 3 | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: freiwillige Übernahme von Trägeranteilen | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: Zuschüsse Familienzentren | VWZ | |
für Tageseinrichtungen für Kinder: Fördermittel integrative Einrichtungen | VWZ | |
für Jugendfreizeiteinrichtungen (WOKJA, Kommune) | VWZ | |
Plausibilitätsprüfung, Bestätigung und ggf. Beschlussfassung | Kirche am Ort | |
Versand Verwendungsnachweis an zuständige Behörde | VWZ | |
Information und Begleitung der Gremien, Beauftragten und Koordinatoren | haushalts- und finanztechnischen Fragen (Kirchengemeinde, kgv, GdG) | VWZ |
Einweisung zur Nutzung des Nebenkassentools | VWZ | |
Nutzung des Nebenkassentools | Kirche am Ort | |
Teilnahme an Sitzungen der Verbandsvertretungen bei Bedarf | VWZ | |
Teilnahme an Sitzungen der Kirchenvorstände bei Bedarf | VWZ | |
Vorbereitung und Begleitung von Kassenprüfungen | VWZ | |
Besprechung Jahresabschluss bei Bedarf | VWZ | |
Liquiditätsplanung zur Vorbereitung von Beratungen im Bereich KiBiz | VWZ | |
Finanzplanung bei baulichen Maßnahmen | VWZ | |
Anlage Kapitalien | Liquiditätsplanung, hier: Kapitalanlage und Umsetzung | Kirche am Ort |
Liquiditätsüberwachung von Fälligkeiten bei Darlehen und Kapitalanlagen | VWZ | |
Einholung Nichtveranlagungsbescheinigung | VWZ | |
Koordination bei Zusammenlegung von Konten innerhalb der Kirchengemeinde (Kontenschmälerung) | VWZ | |
Einrichtung der Buchhaltung bei Fusionen (nicht finanzierte Aufgabe VWZ) | Koordination der Umstellung von Finanzkonten bei Trägerwechsel und Fusionen | VWZ |
Allgemeine Verwaltung | Antrag auf Befreiung von GEZ-Gebühren u.a. | VWZ |
Fachliche Standards und Richtlinien erarbeiten für die Finanzbeziehungen, Budgetplanung, Budgetprüfung, Vermögensbewertung, Controlling etc. - | Vorgaben erarbeiten für Konsolidierungskonzepte, Wirtschaftlichkeitsanalysen etc. | BGV |
Stiftungswesen, Fondsbestände pflegen | BGV | |
Verwaltungszentren informieren und beraten | BGV | |
Kirchengemeinden und (kleine) Kirchengemeindeverbände in Fragen des Finanzmanagements (z.B. Konsolidierungskonzepte, Wirtschaftlichkeitsanalysen…) in schwierigen Einzelfällen beraten | BGV | |
Budgets prüfen und genehmigen | BGV | |
Schlüsselzuweisungen | Abschlagszahlungen für die Schlüsselzuweisungen ermitteln | BGV |
Schlüsselzuweisungen auf der Grundlage der geprüften Jahresabschlüsse endgültig festsetzen | BGV | |
Finanzierungen und Bezuschussung von Baumaßnahmen prüfen und genehmigen | Finanzierungspläne prüfen | BGV |
Ggf. Wirtschaftlichkeitsberechnungen prüfen | BGV | |
Bezuschussung von Instandhaltungsmaßnahmen prüfen und festsetzen | BGV | |
inhaltliche und konzeptionelle Begleitung der Systemadministration | Kostenträgerstrukturen verwalten | BGV |
System konzeptionell weiterentwickeln | BGV |
2. Bauwesen und Liegenschaften
Leistungspaket | Leistungen | Ort der Leistung |
bauliche Maßnahmen in Kirchengemeinden (KG) und Kirchengemeindeverbände (kgv) | Begleitung bei den jährlichen Baubegehungen auf Anforderung | VWZ |
Unterstützung externer Architekten bei Sanierungs-, Nutzungs- und Umnutzungskonzepten und -projekten | VWZ | |
Teilnahme an Bauausschuss-, KV und kgv-Sitzungen auf Anforderung | VWZ | |
Erstbeurteilung bei Gebäudeschäden (z.B. Schimmel, Energie) | VWZ | |
Begleitung der Durchführung von Baumaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem beauftragten Architekten | VWZ | |
Begleitung der U3-Förderantragsstellung bei Tageseinrichtung für Kinder | VWZ | |
Koordinierung/Abstimmung von Ortsterminen mit Kirchenvorstand (KV), Bischöflichem Generalvikariat (BGV), Landschaftsverband Rheinland (LVR), Kommunen, etc. incl. Teilnahme | VWZ | |
Dokumentation der Baumaßnahme (z.B. Ortsterminprotokolle etc.) | VWZ | |
allgemeinen Fragen der Bauverwaltung | Information zu baurechtlichen Fragen aufarbeiten und an VWZ geben | BGV |
Information der KG/kgv bei Fragen zu öffentlichen Förderprogrammen, privaten Stiftungen aufarbeiten und an VWZ geben | BGV | |
Information der KG/kgv bei Fragen zu neuen rechtlichen Grundlagen ( z.B. ENEV, Dichtheitsprüfung) aufarbeiten und an VWZ geben | BGV | |
Beratung bei Erstellung von Architekten- und Ingenieurverträgen, Vergabeverfahren | BGV | |
(Mindest-) Standards kirchlichen Bauens festlegen und kommunizieren | BGV | |
genehmigungspflichtige Baumaßnahmen | Kirchengemeinden und VWZ bei Bau-, Instandhaltungs-, Umgestaltungs- und Restaurierungsprojekten in/an Sakralbauten und nicht wirtschaftlich genutzten Gebäuden beraten | BGV |
Denkmalförderprogramme initiieren | BGV | |
Entschädigungsverhandlungen in Umsiedlungsverfahren (Tagebau) führen | BGV | |
Informationen | Inhaltliche Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen für Beauftragte | VWZ |
Information und Einführung der Beauftragten, Architekten und Mitarbeiter in den kirchlichen Bau-Prozess | VWZ | |
Information der KG/kgv zu baurechtlichen Fragen, über öffentliche Förderprogramme, private Stiftungen und zu neuen rechtlichen Grundlagen | VWZ | |
Technische Gebäudebegleitung | Wartungs- und Versorgungsverträge vorbereiten, vergleichen und aushandeln (Heizung, Glocke, Orgel, el. Geräte, Blitzschutz, Spielplätze, Dach, Aufzüge, Brandschutz, RWA-Anlagen, Klimaanlage, Winterdienst usw.) | Kirche am Ort |
Erarbeitung von Rahmenverträgen für Wartungsverträge | VWZ | |
Wartungsprotokolle sichten, Kirchengemeinden informieren und Mängel bearbeiten | VWZ | |
Genehmigungsverfahren einleiten und begleiten | Erstellung von Bau-Investitionskostenanträge bei LVR und Kommunen | VWZ |
Unterstützung in enger Abstimmung mit BGV Fachbereich Kirchbau- und Denkmalpflege bei Denkmalförderprojekten | VWZ | |
Einleitung und Genehmigungsverfahren begleiten (BGV, KiTa´s U3, Denkmalbehörden, etc.) | VWZ | |
Architektenverträge vorbereiten und Genehmigungen hierzu einholen | VWZ | |
Abstimmung der Finanzierbarkeit von Baumaßnahmen mit VWZ (FB Finanzen) und BGV | VWZ | |
Prüfung und Beratung zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei geplanten Maßnahmen | VWZ | |
Genehmigungsverfahren durchführen | Technische, architektonische und denkmalpflegerische Voraussetzungen für die Erteilung der kirchenaufsichtlichen Genehmigung prüfen und Genehmigung erteilen | BGV |
Bezuschussungsmöglichkeiten für Instandhaltungs- und Investitionsmaßnahmen prüfen | BGV | |
Innenrevision bei der Prüfung von Verwendungsnachweisen zu Baumaßnahmen unterstützen | BGV | |
Angebotseinholung/-prüfung sowie bautechnische Begleitung bei Baumaßnahmen ohne Architekt | Angebote einholen und vergleichen | VWZ |
Vergabeempfehlung für KG/kgv vorbereiten | VWZ | |
Beauftragung nach Entscheidung durch KG/kgv | VWZ | |
Terminliche Abstimmung der zu erbringenden Leistungen mit Unternehmern | VWZ | |
Bautechnische Begleitung bei Ausführung der Baumaßnahmen | VWZ | |
Rechnungs- und Baukostenkontrolle | Baukostenkontrolle und Rechnungsprüfung (bei Maßnahmen ohne Architekt) | VWZ |
Sicherstellung der Baukostenkontrolle durch den beauftragten Architekten | VWZ | |
Rechnungskontrolle bei Bedarf und in Stichproben (bei Maßnahmen ohne Architekt) | VWZ | |
Prüfung von Architektenrechnungen | VWZ | |
Bauakte mit Rechnungsdokumentation | VWZ | |
Auftrags- und Rechnungseingabe IMS | VWZ | |
Mittelabrufe | Mittelabruf BGV, Kommunen, LVR, Stiftungen, Fördervereine, etc. | VWZ |
Verwendungsnachweise | Erstellung der Bau- und Verwendungsnachweise für BGV, Kommunen, LVR, sonstige Drittmittelgeber | VWZ |
Versicherungen | Feststellung des Schadens und Ausfüllen der Schadensmeldungen | Kirche am Ort |
Unterstützung bei der Fertigung von Versicherungsmeldungen | VWZ | |
Versicherungsabläufe bearbeiten (Feuer, Wasser, Sturm, Einbruch) | VWZ | |
Versicherungsvergleiche in Abstimmung mit BGV erarbeiten und aushandeln (z. B. Ortstermin Versicherungsmakler, Versicherungen) | VWZ | |
Vertretung des Bistums in Bau-, Kunst und Denkmalfragen | Kirchengemeindliche und Bistumsinteressen in Bau-, Kunst- und Denkmalfragen gegenüber z.B. Landesbauministerium, Landesdenkmalpflege, Behörden und Verwaltungen vertreten | BGV |
Regelmäßiger fachlicher Austausch über kirchliches Bauen mit anderen Diözesen, wissenschaftlichen Instituten etc. | BGV | |
Fachbeiträge, fachliche Presseartikel, wissenschaftliche Untersuchungen zu Themen aus den Bereichen Liturgie, Architektur und Kunst bewerten/auswerten/kritisch würdigen | BGV | |
Geschäftsführung der Diözesankommission für kirchliche Kunst und deren Vertretung in anderen Gremien bzw. nach außen | BGV | |
Allgemeine Liegenschaftsverwaltung | Verwaltungszentren in Fragen des Liegenschaftsmanagements (z.B. Schulung…) beraten | BGV |
Einheitliche Instrumente für die Liegenschaftsverwaltung der KGV/ KG in den Verwaltungszentren ggf. in Abstimmung mit dem Unternehmen Verwaltung entwickeln und einführen (z.B. Erarbeitung von Musterverträgen, Klärung Verfahrensabläufe) | BGV | |
Fachadministration der eingesetzten Systeme | BGV | |
Kirchengemeinden in speziellen Fragen des Liegenschaftsmanagements beraten | BGV | |
Immobiliendaten anlegen | BGV | |
Immobiliendaten pflegen | VWZ | |
Allgemeine Korrespondenz und Beratung | VWZ | |
Stellungnahmen zu kommunalen Bauleitplanverfahren für den Eigentümer | VWZ | |
Grundbesitzabgabenbescheide prüfen | Kirche am Ort | |
Prüfung von Beitragsbescheiden (BauGB, KAG) | VWZ | |
Entscheidung über Fondsmitteleinsatz zur Begleichung von Beitragsforderungen | BGV | |
Erbbaurechte | Verkauf/Übertragung und Belastung vorbereiten und begleiten | VWZ |
Verkauf/Übertragung und Belastung prüfen und genehmigen | BGV | |
Sitzungsvorlagen für den Vermögensverwaltungsrat erstellen | BGV | |
Datenbestand pflegen | VWZ | |
Abrechnung durchführen | VWZ | |
Wertsicherungsklauseln regelmäßig prüfen und Erbbauzinsen anpassen | VWZ | |
Energiemanagement | Daten erfassen / pflegen | VWZ |
Rahmen-/Bündelverträge verhandeln und abschließen | VWZ | |
Mietangelegenheiten | Mietfläche/Wohnung abnehmen und übergeben | Kirche am Ort |
Kirchengemeinde bei Neuvermietungen unterstützen (Inserate, Kalkulation, Solvenzcheck etc.) | VWZ | |
Besichtigungstermine organisieren und durchführen | Kirche am Ort | |
Mieterauswahl | Kirche am Ort | |
Abschluss Mietvertrag vorbereiten und begleiten | VWZ | |
Antizipatorische Genehmigung feststellen bzw. kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen | VWZ | |
Soweit nicht antizipiertes Genehmigungsverfahren: Mietangelegenheiten begleiten, prüfen und genehmigen | BGV | |
Datenbestand pflegen | VWZ | |
Mietangelegenheiten | Abrechnung durchführen | VWZ |
KG/kgv bei Abschluss von Dienstleistungsverträgen (Hausmeister, Treppenhausreinigung & Winterdienst) unterstützen | VWZ | |
Mietzins auf mögliche Erhöhungen (Indexmietvertrag, Staffelmietvertrag, etc.) prüfen und geltend machen | VWZ | |
Betriebskostenabrechnung jährlich erstellen und ggf. Vorausleistungen anpassen | VWZ | |
Widersprüche Betriebskostenabrechnung bearbeiten | VWZ | |
Mietaufhebungs- und Mieteintrittsvereinbarungen vorbereiten | VWZ | |
Mieterkündigungen prüfen und bestätigen | VWZ | |
Kündigung Mietverhältnisse (ggf. unter Zuhilfenahme Rechtsbeistand) vorbereiten | VWZ | |
Ansprüche des Vermieters nach Beendigung des Mietverhältnisses geltend machen und Kautionsabrechnung durchführen | VWZ | |
Für Dienstwohnungen (Laien): regelmäßige Prüfung der ortsüblichen Miete | VWZ | |
Pachtangelegenheiten | Abschluss Pachtverträge vorbereiten und begleiten | VWZ |
Antizipatorische Genehmigung feststellen bzw. kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen | VWZ | |
Pachtangelegenheiten begleiten, prüfen und genehmigen | BGV | |
Datenbestand pflegen | VWZ | |
Abrechnung durchführen | VWZ | |
Pachtaufhebungs- und Pachteintrittsvereinbarungen vorbereiten und begleiten | VWZ | |
Sonstige Nutzungsverträge (z.B. Grundstücks-, Gebäudeüberlassungen, Nutzungsüberlassungen, RWE, Jagdpachtverträge, Mobilfunk, Windenergie) | Verträge vorbereiten und begleiten | VWZ |
Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen | VWZ | |
Prüfen und genehmigen | BGV | |
Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen | BGV | |
Datenbestand pflegen | VWZ | |
Abrechnung durchführen | VWZ | |
Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken | Bewertung durchführen (unbebauter Grundbesitz) bzw. Wertgutachten einholen (bei bebautem Grundbesitz, ggf. in besonderen Fällen auch bei unbebauten Grundstücken) | VWZ |
Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken vorbereiten und begleiten | VWZ | |
Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken prüfen und genehmigen | BGV | |
Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen | BGV | |
Vorprüfung des Vertragsentwurfes und Abstimmung mit den Vertragspartnern und dem BGV | VWZ | |
Abschließende Bearbeitung (Soll-Stellung der Kaufpreiszahlungen, Überprüfung der Grundbucheintragungen etc.) | VWZ | |
Flurbereinigungs- und Umlegungsverfahren | VWZ informieren | Kirche am Ort |
KG unterstützen und ggf. KV-Beschlüsse vorbereiten | VWZ | |
BGV informieren und ggf. kirchenaufsichtliche Genehmigungen einholen | VWZ | |
Verfahren begleiten, prüfen und genehmigen | BGV | |
Grundstücksbelastungen (z.B. Dienstbarkeiten, Grundpfandrechtsbestellungen, Baulasten, Erbbaurechte) | KG unterstützen und ggf. KV-Beschlüsse vorbereiten | VWZ |
Grundstücksbelastungen begleiten, prüfen und genehmigen | BGV | |
Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen | BGV | |
Schuldrechtliche Absprachen und Eintragungsbewilligungen (z.B. von Versorgungsträgern, Notaren, Baugenehmigungsbehörden) prüfen und ggf. mit dem BGV abstimmen | VWZ | |
Rangrücktrittsbewilligungen, Löschungsbewilligungen, Vorkaufrechtsverzichtserklärungen vorbereiten | VWZ | |
Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen | VWZ | |
Friedhofsverwaltung | Entwurf Friedhofsordnung bzw. Friedhofsgebührenordnung mit dem BGV abstimmen | VWZ |
Kirchenvorstandsbeschluss vorbereiten und einholen | VWZ | |
Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen | VWZ | |
Begleiten, prüfen, genehmigen, staatsaufsichtliche Genehmigungen einholen | BGV | |
Öffentliche Bekanntmachung der Satzungen | Kirche am Ort | |
Bauleitplanung | Sichtung der kommunalen Bekanntmachungsorgane (Tagespresse, Amtsblätter) | Kirche am Ort |
Überprüfung, ob Grundbesitz der Kirchengemeinde betroffen ist | Kirche am Ort | |
Information an das VWZ zur Wahrung der kirchengemeindlichen Interessen | Kirche am Ort | |
Hilfestellung leisten, um kirchengemeindliche Interessen zu schützen und zu fördern; Stellungnahmen als Träger öffentlicher Belange fertigen | BGV | |
Umsiedlungsverfahren | siehe Bauwesen | BGV |
3. Personal
Leistungspaket | Leistungen | Ort der Leistung |
Bewerbungsverfahren | Ausschreibung, Durchführung Bewerbungsverfahren | Kirche am Ort |
Nach Bedarf Beratung bezüglich korrekter Entgeltgruppe und Testabrechnung | VWZ | |
Erstellung Arbeitshilfe und ggfs. Mustervorlagen im Ausschreibungsverfahren | BGV | |
Beratung im Einstellungsverfahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens | Ermittlung des möglichen Beschäftigungsumfangs im Einstellungsverfahren | VWZ |
Personalunterlagen für (Neu-)Einstellungen dem VWZ zur Verfügung stellen | Kirche am Ort | |
Ermittlung Befristungsmöglichkeiten im Einstellungsverfahren | VWZ | |
Einbeziehung der Fachabteilung im BGV im Bereich Kirchenmusik oder offene Jugendarbeit | VWZ | |
Stellungnahme der Fachabteilung im Bereich Kirchenmusik oder offene Jugendarbeit | BGV | |
Hinweise zu Anhörungs- und Zustimmungsverfahren MAV | VWZ | |
Bereitstellung aller für die Einstellung notwendigen Formulare und Muster | VWZ | |
Veranlassung der Einholung Polizeiliches (oder erweitertes) Führungszeugnis/Selbstverpflichtungserklärung | Kirche am Ort | |
Erfassung Polizeiliches/Erweitertes Führungszeugnis (Perbit) o. Selbstverpflichtungserklärung Mitarbeiter | VWZ | |
Berechnung Urlaubsanspruch | VWZ | |
Unterstützung bei der Stellenbesetzung/-planung | Personalkostenhochrechnungen zur Beratung und Information bzgl. Personaleinsatz nach den zur Verfügung stehenden Mitteln (Schlüsselzuweisung KGV/Pfarrei) | VWZ |
Entscheidung/Mitteilung über die Stellenbesetzung | Kirche am Ort | |
Erstellung und Pflege von Stellenbesetzungslisten | VWZ | |
Entwicklung Stellenplan (Soll) | Kirche am Ort | |
KiBiz-Beratung | KiBiZ-Monatszahlen | Kirche am Ort / gGmbH |
Pflege KiBiz-Web (Stammdaten, Personalstunden, Zuschussantrag) | VWZ | |
Ermittlung zu erwartender Zuschüsse auf Basis der gemeldeten Kindzahlen | VWZ | |
Ermittlung der erforderlichen Personalstunden lt. KiBiz und Vergleich mit Ist-Bestand | VWZ | |
Personalkostenhochrechnung für ermittelten Bedarf | VWZ | |
Arbeitsvertragsgestaltung | Erstellung Arbeitsverträge und Abänderungsverträgenach Auftrag Kirchengemeinde | VWZ |
Fassung der nötigen kgv/KV-Beschlüsse | Kirche am Ort | |
Beratung Gestaltungsmöglichkeiten Arbeits- und Abänderungsverträge | VWZ | |
sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Arbeitsverhältnissen | VWZ | |
Beratung bzgl. Befristungsmöglichkeiten | VWZ | |
Einholung antizipierte Genehmigung oder Einholung der Genehmigung BGV | VWZ | |
Vollständige Personalaktenführung | VWZ | |
Parallelaktenführung für Dienstgeber | Kirche am Ort | |
Einsichtmöglichkeit in zentralen Systemen (z. B. durch Berichte) | VWZ | |
Vergütungsaktenführung | VWZ | |
Erstellung gesetzeskonformer Arbeitsvertragsmuster, notwendige Formulare und Muster | BGV | |
Durchführung der Gehaltsabrechnung nach KAVO inklusive Zusatzversorgung | monatliche Gehaltsabrechnung und Erfassung neuer Abrechnungsfälle | VWZ |
Höhergruppierungen/Herabgruppierungen (Tarifautomatik und/oder Abänderungsvertrag) | VWZ | |
Auszahlung Mehrarbeit (auf schriftliche Anweisung) | VWZ | |
Eingabe Änderungen: VL, Entgeltumwandlungen, Änderung Lohnsteuermerkmale, persönliche Daten | VWZ | |
Abstimmung KZVK-Konten | VWZ | |
Festlegung, Durchführung und Auslösung Abrechnungslauf, Datenübermittlung und Re-Import, sowie Weiterleiten von Daten an die Verwaltungszentren, sofern nicht direkt durch TDS möglich | BGV | |
Besprechung mit dem Erzbischöflichen Ordinariat, München bei allen Änderungen, Neuerungen, Umsetzungen, Fehlerbehebungen und Kosten, inkl. Gewährleistung Druck und Versand der AN-/ AG- unterlagen | BGV | |
Terminüberwachung | Erfassung abrechnungsrelevanter Fehlzeiten | VWZ |
Überwachung Entgeltfortzahlung | VWZ | |
Ermittlung Dauer und Höhe Zuschüsse zu Entgeltersatzleistungen | VWZ | |
Überwachung Termine, z.B. Schutzfristen, Elternzeit, Ende befristeter Vertrag, Ende befristete Rente, Fristablauf Polizeiliches Führungszeugnis, Beginn Altersrente, Jubiläum | VWZ | |
Urlaubsplanung | Kirche am Ort | |
Meldewesen Sozialversicherung | DEÜV-Meldungen (automatisiert) | VWZ |
Entgeltnachweise für BGW erstellen | VWZ | |
REHADAT Meldungen erstellen | VWZ | |
Agentur für Arbeit: Arbeitsbescheinigungen, Nebeneinkommen etc. | VWZ | |
Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Lohnersatz- oder Transferleistungen | VWZ | |
Begleitung Prüfungen | Begleitung und Nachbereitung der Prüfung von Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern und KZVK | VWZ |
Information, allgemeine Beratung, Fragen Personalwesen | Kommunikation mit Dienstgeber/Träger/Behörden | VWZ |
Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern/-innen | Kirche am Ort | |
Beantwortung von Anfragen durch den Dienstgeber | VWZ | |
Kommunikation mit Mitarbeitern | Kirche am Ort | |
Führung von allgemeinen Schriftverkehr mit Krankenkassen, Behörden bzgl. Beitrags- und Gehaltszahlungen | VWZ | |
Teilnahme an Versammlungen des Dienstgebers bei Bedarf | VWZ | |
Meldungen aller Veränderungen im Bereich des Personalwesens (z.B. Personaleinstellungen, genehmigter Mehrarbeit, abrechnungsrelevanter Fehlzeiten) | Kirche am Ort | |
Beratung bzgl. Abmahnung und Kündigung (keine Rechtsberatung) | VWZ | |
Bereitstellung vorbereitende Unterlagen für die Erstellung Sozialplan | VWZ | |
Zeugniserstellung | Kirche am Ort | |
Arbeitssicherheit | Bereitstellung Sicherheitsbeauftragter | Kirche am Ort |
Umsetzung von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit | Kirche am Ort | |
Meldung von Arbeitsunfällen an BG | Kirche am Ort | |
Unterstützung kirchengemeindlicher Träger in der Umsetzung der Präventionsvereinbarung zur Arbeitssicherheit | BGV | |
Personalförderung, Berufsgruppenbegleitung und Qualifizierung | Entscheidung über Notwendigkeit von Qualifizierung, Meldung Teilnehmer | Kirche am Ort |
Erstellen von zielgruppenspezifischen Qualifizierungsangeboten und Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen | BGV | |
Begleitung von kirchengemeindlichen Berufsgruppen und Vernetzung in ihren Kommunikationsstrukturen | BGV | |
Beitrag zur Stärkung von Kirchenvorständen in ihrer Rolle als kirchengemeindlicher Dienstgeber durch Unterstützung im Personalmanagement, in der Erarbeitung und Umsetzung von Personalstrategien, bei den Erfordernissen in der Arbeitssicherheit, bei den Anforderungen des Mitarbeitervertretungsrechts, etc. | BGV | |
Qualitätssicherung und Prozessoptimierung, Statistik | Bereitstellung eines Controlling-Instruments im Tarif- und Vergütungsrecht | BGV |
Bereitstellung von Controllingergebnissen zur Optimierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen im Unternehmen Verwaltung | BGV | |
Bereitstellung statistischer Daten zur Unterstützung von Maßnahmen der GLV | BGV | |
Bereitstellung von Instrumenten zur Qualitätssicherung in der Personalarbeit | BGV | |
Durchführung Controlling und Prozessoptimierung | VWZ | |
Bereitstellung eines Gehaltsabrechnungsprogramms und seiner Aktualisierung unter fachlichen Gesichtspunkten | Anpassung / Aktualisierung des Programms z.B. bei vergütungsrechtlichen, gesetzlichen, abrechnungstechnischen, strukturellen und sonstigen Änderungen, z.B. Anlegen neuer Arbeitgeber, Krankenkassen, Lohnarten, Analysenummern, usw. | BGV |
Umsetzung vergütungsrechtlicher oder gesetzlicher Sachverhalte per manueller Datenschnittstelle, sofern durch TDS nicht möglich | BGV | |
Ansprechpartner für TDS, Würzburg bei allen Änderungen (strukturelle Änderungen, Lohnarten usw., die im Überleitungsprogramm berücksichtigt werden müssen), Neuerungen, Umsetzungen, Fehlerbehebungen und Kosten | BGV | |
Anregung und Initiierung neuer Entwicklungen bzw. Programmverbesserungen | BGV | |
Stichprobenartige Kontrolle der Programme auf ordnungsgemäße Umsetzung | BGV | |
Bereitstellung benötigter Kostenstellen/Krankenkassen in TDS innerhalb von 3 Arbeitstagen, wenn diese bei Meldung in Info-Ana bereits angelegt sind. | BGV | |
Festlegung, Anpassung und Aktualisierung der Benutzer und der Benutzerrechte | BGV | |
Beratung vergütungsrechtliche Fragen und abrechnungsrelevante Sachverhalte | Beratung und Information über grundsätzliche und aktuelle Vergütungs- und abrechnungsrelevante Sachverhalte | BGV |
Bereitstellung von Arbeitsmitteln (z.B. Überleitungsrechner) | BGV | |
Information aller VWZ bei Fragestellungen, die von einem VWZ kommen, aber in allen VWZ zum Tragen kommen (Best-Practice-Sammlung bzw. Handbuch). | BGV | |
Veröffentlichungen (z.B. in den Infobriefen, Personal-Newsletter, KA) in Absprache zwischen VWZ und BGV | BGV/VWZ | |
Unterstützung der VWZ in schwierigen vergütungs- und abrechnungstechnischen Einzelfragen | BGV | |
Beratung und Abstimmung vergütungs- und abrechnungsrelevanter Umsetzung auf NRW-Ebene | BGV | |
Allgemeine Beratung der Kirchenvorstände zu Tarifänderungen (Grundsatzfragen) bei Bedarf | BGV | |
Technische Beratung TDS | Information über Änderungen/Probleme in TDS (z.B. Zusammenfassung aller kirchenrelevanten Infos aus den TDS Newslettern) | BGV |
Information/Schulung bei Einführung/Änderung von Modulen (z.B. elektronische Entgeltbescheinigung) | BGV | |
Unterstützung und Beratung in Rechtsfragen der Personalarbeit | Fachliche Begleitung der Verwaltungszentren bei schwierigen arbeits- und tarifrechtlichen Fragen Inklusive Erstellung Liste tarifrechtliche Spezialfragen (“Handbuch") | BGV |
Abgabe fachlicher Stellungnahmen in arbeitsrechtlichen Grundsatzfragen | BGV | |
Analyse, Aufarbeitung und Veröffentlichung • der profanen, kirchlichen und tariflichen Arbeitsgesetzgebung • sonstiger personalrechtlicher Regelungen • sowie der arbeitsrechtlichen Rechtsprechung | BGV | |
Bereitstellung von Hinweisen zur Umsetzung für die Personalsachbearbeitung. | BGV | |
Beitrag zur einheitlichen Rechtsanwendung durch Bereitstellung von Standards, Formularen, Durchführungshinweisen, Merkblättern, Handreichungen, etc. | BGV | |
Klärung und Abgleich von Rechts- und Fachfragen im BGV und auf der NW-Ebene | BGV | |
Absprache bei Veröffentlichungen mit VWZ (Infobrief, Personal-Newsletter, KA) | BGV/VWZ | |
Unterstützung im Schlichtungsverfahren | Fachliche Unterstützung der VWZ und kirchengemeindlichen Dienstgeber bei KAVO-Schlichtungsverfahren | BGV |
Die Leistungskataloge setze ich mit Wirkung zum 1. August 2012 in Kraft.