Benutzungsordnung für das
Bischöfliche Diözesanarchiv Aachen

Aufgrund von § 14, Abs. 1 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche im Bistum Aachen (Kirchliche Archivordnung – KAO) vom 25. April 2014 (KlAnz. für die Diözese Aachen vom 1. Juni 2014, Nr. 87, S. 122-126) in ihrer jeweils geltenden Fassung ergeht folgende Verordnung:

( 1 ) Diese Verordnung gilt für die Nutzung des Archivguts im Bischöflichen Diözesanarchiv Aachen und in allen Archiven im Bistum Aachen, für die die KAO Gültigkeit hat und die keine eigene Benutzungsordnung gemäß KAO § 8 Abs. 1 erlassen haben.

( 2 ) Die für die Nutzung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten entsprechend für die Nutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen.

Das Archivgut steht nach Maßgabe der KAO und dieser Benutzungsordnung öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Nutzung zur Verfügung.

( 1 ) Die Nutzung von Archivgut erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Archivs. Das Archiv kann die Nutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder die Bereitstellung von Findmitteln sowie digitalem und digitalisiertem Archivgut im Internet ermöglichen.

( 2 ) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.

( 3 ) Das Archivpersonal ist nicht verpflichtet, über die Beratung hinaus unentgeltlich weitere Hilfestellungen (z. B. Lesehilfe) zu geben.

( 4 ) Archivgut, Reproduktionen, Findmittel und sonstige Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.

( 5 ) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Nutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Archiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

( 6 ) Die Verwendung von technischen Geräten bei der Nutzung (z. B. Notebook, Smartphone, Fotoapparat) ist erlaubt, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Nutzung gestört wird.

( 7 ) Den Anordnungen des Personals ist Folge zu leisten. Verstöße gegen die Benutzungsordnung können die sofortige Ausschließung von der weiteren Nutzung zur Folge haben.

( 8 ) Weitere Einzelheiten der Nutzung in den für die Nutzung vorgesehenen Räumen regelt eine Lesesaalordnung, die durch die Archivleitung erlassen wird.

( 1 ) Nutzer/Nutzerinnen haben sich zur Beachtung der KAO und der Benutzungsordnung sowie der Lesesaalordnung zu verpflichten.

( 2 ) Nutzer/Nutzerinnen haben dem Archiv ihren Namen, Vornamen und Anschrift, das Nutzungsvorhaben und -thema, gegebenenfalls den Namen und die Anschrift des Auftraggebers anzugeben. Ist der/die Nutzer/-in minderjährig, hat er bzw. sie dies anzuzeigen. Diese Angaben haben für jedes Nutzungsvorhaben gesondert zu erfolgen. Pro Kalenderjahr ist ein neuer Nutzungsantrag auszufüllen. Die personenbezogenen Daten werden für historische und statistische Zwecke digital gespeichert.

( 3 ) Nutzer/Nutzerinnen haben sich auf Verlangen auszuweisen.

( 4 ) Für die Nutzung von digitalem und digitalisiertem Archivgut, das durch das Archiv im Internet bereitgestellt wird, kann das Archiv spezielle Nutzungsregeln erlassen. Nutzer/Nutzerinnen haben die geltenden Regeln des Portalbetreibers, auf dessen Portalen Digitalisate des Archivs bereitgestellt sind, zu befolgen.

( 5 ) Nutzer/Nutzerinnen (bei Minderjährigen deren gesetzlicher Vertreter) haben eine schriftliche Erklärung zur eigenverantwortlichen Wahrung der Persönlichkeitsrechte Betroffener oder Dritter abzugeben.

( 6 ) Die Nutzung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn

( 7 ) Die Nutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke (z. B. statistische Auswertung) beschränkt werden.

( 8 ) Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.

( 1 ) Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe von § 3 und § 4 erfolgen. Professionelle Reproduktionen werden grundsätzlich durch das Archiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt. Reproduktionen können entsprechend der Kapazitäten des Archivs nur in geringem Umfang erstellt werden. Das eigenständige Fotografieren (ohne Blitz und Stativ) und Einscannen von Archivgut durch Nutzer/Nutzerinnen ist auf Antrag gestattet.

( 2 ) Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs zulässig. Urheberrechte sind zu beachten.

( 3 ) Bei der Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Archiv und die Archivsignatur in folgender Norm anzugeben: Name des Archivs, Bestand, Verzeichnungseinheit.

( 1 ) Auf die Versendung und Ausleihe von Archivgut zur Nutzung außerhalb des Archivs besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Versendung und Ausleihe kann von Auflagen abhängig gemacht werden.

( 2 ) Eine Ausleihe von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Die Ausleihe von Archivgut für Ausstellungen bedarf grundsätzlich der Vertragsform.

Für die Nutzung des Archivs werden Gebühren gemäß einer eigenen Gebührenordnung erhoben.

( 1 ) Diese Verordnung tritt zum 1. Januar 2024 in Kraft.

( 2 ) Gleichzeitig wird die bisher geltende Benutzungsordnung für das Bischöfliche Diözesanarchiv vom 22. Juli 1991 (KlAnz. für die Diözese Aachen vom 15. August 1991, Nr. 125, S. 116-120 sowie die Benutzungsordnung für die Pfarrarchive im Bistum Aachen vom 22. Juli 1991 (KlAnz. für die Diözese Aachen vom 15. August 1999, Nr. 126, S. 120-122) außer Kraft gesetzt.