Ausführungsbestimmungen zur Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden des Bistums Aachen

Der Stellenabbau in den Kirchengemeinden und im Bistum hat die Art der Aufgabenerledigung und der Zusammenarbeit zwischen Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbänden und dem Bischöflichen Generalvikariat nachhaltig verändert. Die Verlagerung von Verwaltungsarbeit auf Kirchengemeinden aufgrund des Subsidiaritätsprinzips und die Wahrung der Aufsichtsfunktion des Bischöflichen Generalvikariates erfordern unter diesen Umständen eine Vereinheitlichung der Verwaltungsabläufe unter Zuhilfenahme technischer Möglichkeiten.

Deshalb werden folgende Ausführungsbestimmungen zur Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden des Bistums Aachen in der Fassung vom 1. Februar 2007 (Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 1. April 2007, Nr. 83, S. 72) erlassen.

Für den Bereich des Bistums Aachen wird auf den Ebenen der Kirchengemeinden, unabhängig davon, ob die Kirchengemeinden ihre Verwaltungsarbeit durch die Verwaltungszentren erledigen lassen oder nicht, der Kirchengemeindeverbände und des Bischöflichen Generalvikariates ein einheitliches EDV-System zur Finanz-, Bau-, Liegenschafts- und Personalverwaltung eingeführt. Es werden einheitliche Qualitätsstandards zugrunde gelegt, die die Vergleichbarkeit der Daten sowie die Transparenz der Abläufe und Entscheidungen sichern.

Alle vorgenannten Rechtsträger stellen die kamerale auf die kaufmännische Rechnungslegung um. Sie erstellen künftig einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die neue Rechnungslegung wird sich anstelle der bisherigen Einnahme- und Ausgabetitel an Kostenarten und einer betriebswirtschaftlichen Logik (Deckungsbeitragsrechnung) orientieren. Sie wird darüber hinaus alle Einrichtungen der Kirchengemeinde, die zumindest teilweise aus Kirchensteuermitteln finanziert werden (z. B. Kindergarten, Jugendheim), in einem Zahlenwerk zusammenfassen.

Es wird eine einheitliche Kosten- und Leistungsrechnung für Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und Bistum eingeführt, die es ermöglicht, schon im Laufe eines Geschäftsjahres tragfähige Prognosen über die Kostenentwicklung und Abweichungen zwischen Soll und Ist zu analysieren, um so zeitnah geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Für die Kosten- und Leistungsrechnung der Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und des Bistums wird eine einheitliche Gliederung nach Kostenstellen (z. B. Kindergärten, Jugendheime etc.) und Kostenträgern (z. B. durchgeführte Maßnahmen) eingeführt. Der einheitliche Kontenplan ist nach sachlichen Kriterien gegliedert und weist den Buchungsstoff nach Kostenarten aus. Der Bezug zu den Leistungen wird über Kostenstellen und Kostenträger hergestellt.

Die Verwaltung der Liegenschaften und des Bauwesens der Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und des Bistums sowie die Pflege der Vermögenswerte und Erfassung aller Aktivitäten in diesem Bereich erfolgt einheitlich durch ein IT-basiertes Verwaltungssystem. Es wird ein einheitlicher Bestandsplan für alle vorgenannten Rechtsträger, gegliedert nach sachlichen Kriterien, eingeführt, der den Bestand nach Objekt-Nummern ausweist und hierüber den Bezug zur Finanzbuchhaltung herstellt.

Die Verwaltung der Personaldaten (einheitlich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und des Bistums) erfolgt einheitlich durch ein IT-basiertes Verwaltungssystem. Es werden einheitliche Instrumente zur Personalplanung entwickelt, die in einer eigenen Verfügung bekannt gemacht werden.

Die Neuorganisation der Verwaltung umfasst auch die Vorgabe eines einheitlichen Softwaresystems für den Datenaustausch zwischen den Kirchengemeinden, den Kirchengemeindeverbänden, Verwaltungszentren und dem Bischöflichen Generalvikariat. Dieses gewährleistet eine sichere Vernetzung im Bistumsnetz (Datensicherheit und Datenzugriffsschutz). Alle Programme werden von Seiten des Bistums kontinuierlich gepflegt und hierbei dem Bedarf entsprechend erweitert bzw. angepasst. Die erforderliche Soft- und Hardware wird den Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbänden und den Verwaltungszentren durch das Bistum zur Verfügung gestellt.

Zur Kommunikation zwischen Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbänden, Verwaltungszentren und dem Bischöflichen Generalvikariat wird ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem eingerichtet. Elektronischer Datenaustausch erfolgt ausschließlich über dieses System. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Beteiligten auf die gleichen Informationen zurückgreifen und auf allen Ebenen ein einheitlicher und aktueller Informationsstand besteht.

Den genannten Bestimmungen entgegenstehende, diözesanrechtliche Bestimmungen, insbesondere der Diözesanstatuten, werden hiermit aufgehoben.

Diese Ausführungsbestimmungen treten mit dem Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft.